কোন কিছু সম্পর্কে ধারণা বা জ্ঞান লাভ করতে হলে সেটির সম্পর্কিত বিভিন্ন ডেটাকে যৌক্তিক পরিসজ্জায় উপস্থাপনকেই তথ্য বলে। যেহেতু ডেটাকে যৌক্তিক পরিসজ্জায় উপস্থাপনকেই তথ্য বলা হয় সুতরাং আগে ডেটা সম্পর্কে জানা প্রয়োজন। আসলে ডেটা হলো তথ্যের ক্ষুদ্রতম একক যা এলোমেলো বা অগোছালো কয়েকটি অক্ষর, সংখ্যা,চিহ্ন বা যে কোন কিছু হতে পারে। ডেটা সাধারণত কোন সুনির্দিষ্ট বা যথাযথ অর্থ প্রকাশ করে না। কিন্ত এই অগোছালো বা এলোমেলো ডেটাগুলোকে যৌক্তিক কোনো সিকোয়েন্স বা পরিসজ্জায় উপস্থাপন করলে তা একটি যথাযথ অর্থ প্রকাশ করবে যেখান থেকে কিছু সম্পর্কে জ্ঞান বা ধারণা অর্জন সম্ভব হবে। এটিকেই তথ্য বলা হয়। একটি তথ্যের দুইটি অংশ থাকতে হবে। এদের একটি হলো ডেটা ,যেটি আসলে সংশ্লিষ্ট বিষয়ের বৈশিষ্টাবলির মান প্রকাশ করে এবং অপরটি হলো নলেজ বা জ্ঞান যা সংশ্লিষ্ট বিষয়টি সত্যিকার কি সে সম্পর্কে একটি ধারণা প্রকাশ করে।
তথ্য ও উপাত্তের মধ্যে পার্থক্যঃ
১। উপাত্ত(DATA) হলো তথ্যের ক্ষুদ্রতম একক। অর্থাৎ ডেটা একটি একক ধারণা। সুনির্দিষ্ট আউটপুট বা ফলাফল পাওয়ার জন্য প্রসেসিংয়ে ব্যবহৃত কাঁচামাল সমূহকে ডেটা বা উপাত্ত বলে। অন্যদিকে ডেটাকে প্রক্রিয়াকরণ করে যে অর্থবহ ফলাফল পাওয়া যায় তাকে তথ্য বলে। ডেটা হচ্ছে প্রক্রিয়াকরণের পূর্বের অবস্থা। তথ্য হচ্ছে প্রক্রিয়াকরণের পরের অবস্থা।
২। উপাত্ত(DATA) সরাসরি ব্যবহার করা যায় না। অন্যদিকে তথ্য(INFORMATION) সরাসরি ব্যবহার করা যায়।
৩। উপাত্তকে প্রক্রিয়াকরণ করতে হয়। অন্যদিকে তথ্যকে প্রক্রিয়াকরণ করতে হয় না।
৪। উপাত্ত(DATA) দ্বারা যে কোন বিষয়ে পুরোপুরি ভাবার্থ প্রকাশ পায় না। অন্যদিকে তথ্য(INFORMATION) দ্বারা যে কোন বিষয়ে পুরোপুরি ভাবার্থ প্রকাশ পায়।
৫। উপাত্ত(DATA) তথ্যের কাঁচামাল হিসেবে ব্যবহার করা হয়। অন্যদিকে ডেটা প্রক্রিয়াকরণের পর তথ্যে রূপান্তরিত হয়।
৬। সব উপাত্তই তথ্য নয়। অন্যদিকে সব তথ্যই উপাত্ত হতে পারে।
৭। কোন একজন ছাত্রের নাম, ঠিকানা, রোল নম্বর হচ্ছে উপাত্ত(DATA)। অন্যদিকে ছাত্রদের প্রাপ্ত নম্বরের ভিত্তিতে তৈরি ফলাফল হচ্ছে তথ্য(INFORMATION)।
