একটি ডাটাবেজে ফিল্ড এবং রেকর্ড দুইটি মৌলিক একক। একটি ডাটাবেজে একাধিক টেবিল থাকতে পারে, একটি টেবিলে একাধিক ফিল্ড থাকতে পারে, এবং প্রতিটি ফিল্ডে একাধিক রেকর্ড থাকতে পারে। ডাটাবেজের ফিল্ড ও রেকর্ড এর মধ্যে পার্থক্য নিচে দেখানো হয়েছে-
ডাটাবেজ ফিল্ড (Database Field) :
রেকর্ডের ক্ষুদ্রতম অংশ হলো ফিল্ড। রেকর্ডের প্রতিটি উপাদান যেমন- নাম, ঠিকানা, টেলিফোন নম্বর ইত্যাদিকে এক একটি ফিল্ড হিসেবে ধরা হয়। প্রতিটি ফিল্ড সাধারণত কলাম হেডিং হিসেবে থাকে। কলামের একটি সেলের (Cell) ডাটাকে আমরা একটি ফিল্ড হিসেবে ধরি এবং পুরো কলামটিতে থাকে একই ধরনের ডাটা।
ডাটাবেজ রেকর্ড (Database Record) :
অনেকগুলো ফিল্ডের সমন্বয়ে গঠিত হয় একটি রেকর্ড। সাধারণভাবে পুরো একটি সারিকেই আমরা রেকর্ড হিসেবে বিবেচনা করি। যদি কোন টেবিলে গ্রাহকের নাম ও ঠিকানা লিপিবদ্ধ থাকে তবে সে গ্রাহকের নাম ও ঠিকানা মিলে হবে একটি রেকর্ড। এরকম যতজন গ্রাহকের নাম-ঠিকানা একটি টেবিলে লিপিবদ্ধ থাকবে সে টেবিলে ততগুলো রেকর্ড আছে বলে ধরা হবে।
ডাটাবেজের ফিল্ড ও রেকর্ড এর মধ্যে পার্থক্যঃ
১. রেকর্ডের ক্ষুদ্রতম অংশ হলো ফিল্ড। অন্যদিকে, অনেকগুলো ফিল্ডের সমন্বয়ে গঠিত হয় একটি রেকর্ড।
২. রেকর্ডের প্রতিটি উপাদান যেমন- নাম, ঠিকানা, টেলিফোন নম্বর ইত্যাদিকে এক একটি ফিল্ড হিসেবে ধরা হয়। অন্যদিকে, সাধারণভাবে পুরো একটি সারিকেই আমরা রেকর্ড হিসেবে বিবেচনা করি।
৩. একটি ফিল্ড একটি কলাম বা আইটেম নির্দিষ্ট করে যা একটি রেকর্ডের একটি মান ধারণ করে। এই উদাহরণে, “নাম” একটি ফিল্ড যেখানে প্রতিটি রেকর্ডে একটি কর্মীর নাম রয়েছে। অন্যদিকে, একটি রেকর্ড একটি সারি বা একটি ইটারেশন নির্দিষ্ট করে যা একটি ফিল্ডের জন্য একটি নির্দিষ্ট মান ধারণ করে। এই উদাহরণে, প্রতিটি কর্মীর তথ্য একটি রেকর্ড, যেমন আলির তথ্য, বিতার তথ্য, করিমের তথ্য ইত্যাদি।
৪. একটি ডেটা টেবিলের ফিল্ডের নাম একক থাকে। অন্যদিকে, রেকর্ডের ক্ষেত্রে একটি রো এর বিভিন্ন ফিল্ডের ডেটা একই রকম হতে পারে।
৫. একটি ডাটাবেজ ফিল্ড গুলি হচ্ছে তার তথ্য নির্ভর করে এবং একটি রেকর্ড তার তথ্য সংগ্রহ করে এবং প্রতিটি রেকর্ড একটি বা একাধিক ফিল্ড ধারণ করে।
