ফরমাল ও ইনফরমাল ইমেইলের মধ্যে পার্থক্য

ফরমাল ইমেইল (Formal Email):

সব ইমেইলই কিন্তু ফরমাল ইমেইল নয়। ফরমাল ইমেইল বা বিজনেস ইমেইল বলতে আমরা সেই ইমেইলকে বুঝি যা চাকরির অফিসে বা কর্মক্ষেত্রে বসের সাথে বা কলিগের সাথে যোগাযোগের জন্য আমরা আদান-প্রদান করে থাকি। আর এই ইমেইলগুলোর আদবকেতা হতে হয় পুরোদস্তুর পেশাদার। কর্পোরেট জগতে পদচারণার প্রতিটি পদক্ষেপ হবে পেশাদার। সাধারণত চাকরির ক্ষেত্রে অফিস থেকেই মেইল অ্যাড্রেস দিয়ে দেয়ার কথা। সেক্ষেত্রে সমস্যা নেই, নাম পদবি যুক্ত করে প্রতিষ্ঠানের ডোমেইনের মেইল দিয়ে দেয়া হয়। কিন্তু সমস্যা হয়, যখন পার্সোনাল মেইল ব্যবহার করবেন। মেইল অ্যাড্রেসে স্পষ্টভাবে আপনার নাম থাকবে এবং কোনো সংখ্যা দিতে পারেন। আদিকালের ফেসবুকীয় নাম একদমই পরিহার করতে হবে, যেমন প্রিন্সেস সাইফা, একাকী বালক ইত্যাদি যেন কোনোক্রমেই মেইলে না থাকে।

মেইলে রিপ্লাই এবং রিপ্লাই অল বাটন দুইটি কিন্তু কাছাকাছিই থাকে, তাই সাবধান। রিপ্লাই অল সাধারণত বেশিরভাগ সময়েই কাজে লাগে না, পক্ষান্তরে রিপ্লাইই বেশিরভাগ সময় ব্যবহার করতে হয়। রিপ্লাই অল দিলে পূর্বের মেসেজটা যার থেকে এসেছে, তার কাছে তো যাবে বটেই, সাথে আগের সেন্ডার যে যে রিসিপিয়েন্টদের মেইল পাঠিয়েছে সবার কাছে আপনার রিপ্লাইটা চলে যাবে। তাই রিপ্লাই দেবার আগে দুবার ভাবুন, কেউই কিন্তু অযাচিত মেইল চায় না। আর সিসি/বিসিসি নিয়েও যত্নবান থাকবেন, সবসময় বিসিসি ব্যবহার করাই নিরাপদ।

ইনফরমাল ইমেইল (Informal Email):

একটি অনানুষ্ঠানিক ইমেল কোনো আত্মীয়, পরিবার বা বন্ধুদের লেখা হয়। অনানুষ্ঠানিক ইমেইল লেখার জন্য কোন বিশেষ নিয়ম নেই। একজন ব্যক্তি তার পছন্দের যেকোনো ভাষা ব্যবহার করতে পারেন। আমরা যখন কাউকে অনানুষ্ঠানিক ইমেলে শুভেচ্ছা জানাই, তখন আমরা যা বলি তা নিয়ে আমাদের এত চিন্তা করার দরকার নেই। আমরা একটি নৈমিত্তিক “হেই,” বা “হাই” ব্যবহার করতে পারি বা আমরা তাদের নাম দিয়ে সম্বোধন করতে পারি। উত্তেজনা এবং বন্ধুত্ব প্রকাশ করতে আমরা আরও বিস্ময়বোধক বিন্দু বা ইমোটিকন ব্যবহার করতে পারি। ইনফরমাল ইমেইলে এ বিষয়টা তেমন গুরুত্বপূর্ণ নয়। এটি বন্ধু, পরিবার বা অফিস কলিগের কাছে লেখা হয়। মার্কেটিং এর জন্য ইনফরমাল ইমেইল টোনটি কার্যকরী। এতে ফ্রেন্ডলি অ্যাটিচিউড প্রকাশ পায় বলে ইতিবাচক প্রতিক্রিয়া তৈরি করতে পারে।

ফরমাল ও ইনফরমাল ইমেইলের মধ্যে পার্থক্যঃ

ফরমাল ও ইনফরমাল ইমেইলের মধ্যে অনেক বিষয়ে মিল থাকলেও। কিছু কিছু বিষয়ে অমিল রয়েছে। ফরমাল ও ইনফরমাল ইমেইলের মধ্যে পার্থক্য নিম্নরূপ-

১। ফরমাল ইমেইলটি একটি নির্দিষ্ট বিষয়ে ইনফোরমেটিভ বাক্যে মূলপয়েন্টে লেখা হয়। অন্যদিকে, ইনফরমাল ইমেইলটি কিছুটা বর্ণনামূলক হয়ে থাকে।

২। ফরমাল ইমেইল প্রফেশনাল কাজে লেখা হয় এবং শুধুমাত্র স্ট্যান্ডার্ড ইংরেজি ব্যবহার করা হয়। অন্যদিকে, ইনফরমাল ইমেইলে এ বিষয়টা তেমন গুরুত্বপূর্ণ নয়। এটি বন্ধু, পরিবার বা অফিস কলিগের কাছে লেখা হয়।

৩। ফরমাল ইমেইল লিখতে পাঙ্কচুয়েশনের ব্যবহার, বানান ও বাক্য গ্রামাটিক্যালি সঠিক হতে হয়। অন্যদিকে, ইনফরমাল ইমেইল লেখার ক্ষেত্রেও এসব দিক মাথায় রাখা ভালো।

৪। ফরমাল ইমেইলে শর্ট ফর্ম ব্যবহার উচিৎ নয়। বাক্যে Won’t, Can’t, Don’t না লিখে Will not, Can not, Do not লিখতে হবে। অন্যদিকে, ইনফরমাল ইমেইলে দুভাবেই লেখা হয়ে থাকে।

৫।ফরমাল ইমেইল তুলনামূলক সংক্ষিপ্তভাবে প্যাসিভ ভয়েসে লেখা হয়, যেমন- Your quote request was received yesterday। অন্যদিকে, ইনফরমাল ইমেইলে একটিভ ভয়েসে লেখা হয়। যেমন- Karen received your quote request yesterday at 9:30।

৬। কোনো ব্যবসায়িক চিঠি পাঠাতে ফরমাল ইমেইল করতে হয় যা প্রফেশনাল ব্যবহার প্রকাশ করে। অন্যদিকে, মার্কেটিং এর জন্য ইনফরমাল ইমেইল টোনটি কার্যকরী। এতে ফ্রেন্ডলি ব্যবহার প্রকাশ পায় বলে ইতিবাচক প্রতিক্রিয়া তৈরি করতে পারে।