প্রাপ্তি ও প্রদান হিসাব এবং নগদান বইয়ের মধ্যে পার্থক্য

প্রাপ্তি ও প্রদান হিসাব (Receipts and Payments Account):
কোন নির্দিষ্ট সময়ে অব্যবসায়ী প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন প্রকার নগদ আদান-প্রদান সংক্রান্ত লেনদেনসমূহ সাজিয়ে যে হিসাব প্রস্তুত করা হয় তাকে প্রাপ্তি ও প্রদান হিসাব বলে। অব্যবসায়ী প্রতিষ্ঠানসমূহ মুনাফা অর্জনের জন্য ব্যবসা-বাণিজ্যে লিপ্ত না হলেও বিভিন্ন উৎস থেকে নগদ টাকা পায় এবং বিভিন্ন ব্যয়ের খাতে প্রদান করে থাকে। এ সকল নগদ প্রাপ্তি ও প্রদান সংক্ষিপ্তাকারে শ্রেণীবদ্ধ করে প্রাপ্তি ও প্রদান হিসাবে লিপিবদ্ধ করা হয়। সুতরাং প্রাপ্তি ও প্রদান হিসাব এবং ব্যবসায়ী প্রতিষ্ঠানের নগদান বই একই প্রকৃতির।

এটি অব্যবসায়ী প্রতিষ্ঠানের চ‚ড়ান্ত হিসাবের প্রথম ধাপ। সকল প্রকার নগদ প্রাপ্তি ও প্রদান সংক্রান্ত লেনদেন নিয়ে এ হিসাব প্রস্তুত করা হয়। এ হিসাব হতে নির্দিষ্ট সময়ের প্রাপ্তি ও প্রদানের পরিমাণ এবং নগদ তহবিলের পরিমাণ জানা যায়।

নগদান বই (Cash Book):
যে বইতে নগদ আদান-প্রদান বা প্রাপ্তি-পরিশোধ সংক্রাশ লেনদেন পর্যায়ক্রমে তারিখের ক্রমানুসারে লিপিবদ্ধ করে রাখা হয় তাকে নগদান বই বলে। নগদান বই একাধারে জাবেদা ও খতিয়ান উভয়ের সুবিধাই প্রদান করে বিধায় একে জাবেদা ও খতিয়ান উভয়ই বলা হয়। নগদান বই কে জমা খরচের বই অথবা প্রাপ্তি প্রদানের বই বলা হয়।

ব্যবসায়িক লেনদেন নগদে অথবা বাকীতে হতে পারে। আর্থিক লেনদেনের মধ্যে নগদের গুরুত্ব অনেক বেশী। তাই এগুলোকে একটি পৃথক বইতে লিপিবদ্ধ করা হয়। এই বইতে বাম বা ডেবিট দিকে নগদ প্রাপ্তি এবং ডানে বা ক্রেডিট দিকে নগদ প্রদানগুলা লিপিবদ্ধ করা হয়। নির্দিষ্ট সময়ান্তে দুদিকের পার্থক্য নির্ণয় করা হয়। এই পার্থক্যই নগদান বইয়ের উদ্বৃত্ত বা নগদ তহবিলের পরিমাণ নির্দেশ করে। উলে−খ্য, নগদান বইয়ের ডেবিট পাশ্ব সর্বদাই ক্রেডিট পার্শ্ব থেকে বড় হয়। নগদান বইতে নগদ আদান প্রদান সংক্রান্ত লেনদেনের রোজের ক্রমানুসারে প্রাথমিক পর্যায়ে লিপিবদ্ধ করা হয়। এজন্য এ বইকে জাবেদা বই বলা যায়। আবার এ বইয়ের প্রকৃতি, অবকাঠোমো ও কার্যাবলী খতিয়ানের অনুরূপ। সেহেতু এ বইকে খতিয়ানও বলা যায়। বস্তুতঃ নগদান বই জাবেদা এবং খতিয়ান উভয়ই। সুতরাং দেখা যাচ্ছে যে, যে হিসাবের বইতে সকল প্রকার নগদ, চেক, ড্রাফট, পে-অর্ডার ইত্যাদির প্রাপ্তি ও পরিশোধ তারিখ অনুযায়ী ধারাবাহিকভাবে লিপিবদ্ধ করা হয়।

প্রাপ্তি ও প্রদান হিসাব এবং নগদান বইয়ের মধ্যে পার্থক্যঃ

প্রাপ্তি ও প্রদান হিসাব এবং নগদান বই দুটিই হিসাব সংরক্ষণের গুরুত্বপূর্ণ ভুমিকা রাখে। তাদের মধ্যে বৈশিষ্ট্যগত পার্থক্য রয়েছে। নিচে তা দেখানো হলো-

১. অব্যবসায়ী প্রতিষ্ঠান নির্দিষ্ট সময় শেষে নগদ প্রাপ্তি ও প্রদান সংক্রান্ত লেনদেন সংক্ষিপ্ত আকারে সাজিয়ে যে হিসাব প্রস্তুত করে তাকে প্রাপ্তি ও প্রদান হিসাব বলে।

অন্যদিকে, যে বইতে নগদ আদান-প্রদান বা প্রাপ্তি-পরিশোধ সংক্রাশ লেনদেন পর্যায়ক্রমে তারিখের ক্রমানুসারে লিপিবদ্ধ করে রাখা হয় তাকে নগদান বই বলে।

২. কোন নির্দিষ্ট সময়ের নগদ প্রাপ্তি এই হিসাবের ডেবিট দিকে এবং নগদ প্রদান ক্রেডিট দিকে লেখা হয়। অন্যদিকে, কোন তারিখের ঘর থাকে না। নগর প্রাপ্তি ও প্রদান তারিখ অনুযায়ী নগদান বইতে ডেবিট ও ক্রেডিট পাশে লেখা হয়। অবশ্যই তারিখের ঘর থাকবে।

৩. প্রাপ্তি ও প্রদান হিসাবের ক্ষেত্রে সর্বদাই দু’তরফা দাখিলা পদ্ধতি অনুসরণ করা সম্ভব হয় না। অন্যদিকে, নগদান বইয়ে দু’তরফা দাখিলা পদ্ধতি বাধ্যতামূলকভাবে অনুসরণ করা হয়।

৪. কোন সময়ের নগদ প্রাপ্তি ও প্রদানের পরিমাণ নির্ণয় এবং পরিচালনা পর্ষদের সভায় উপস্থাপনের জন্য এ হিসাব প্রস্তুত করা হয়। অন্যদিকে, দৈনন্দিন নগদ লেনদেনের হিসাব রাখা এবং প্রাত্যহিক নগদ নির্ণয়ের জন্য নগদান বই সংরক্ষণ করা হয়।

৫. অব্যবসায়ী প্রতিষ্ঠান ছাড়া অন্য কোন প্রতিষ্ঠানের জন্য প্রাপ্তি ও প্রদান হিসাব হিসাব বাধ্যতামূলক নয়। অন্যদিকে, ব্যবসায়ী প্রতিষ্ঠানের জন্য নগদান বই সংরক্ষণ করা বাধ্যতামূলক।

৬. নগদ প্রাপ্তি ও প্রদানের পরিমাণ এবং প্রারম্ভিক ও সমাপনী নগদ তহবিল ও ব্যাংক জমার পরিমাণ জানা যায়। অন্যদিকে, নগদান দৈনন্দিন নগদ উদ্বৃত্তের পরিমাণ জানা যায় এবং নগদ নিয়ন্ত্রণ করা সম্ভব হয়।