ভাউচার ও বিল দুটি ভিন্ন ধরনের অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্ট। ভাউচার ও বিল দুটি নিয়ে প্রস্তুত একইরকম নজর আসতে পারে, কিন্তু এদের মধ্যে কিছু পার্থক্য রয়েছে। নিচে ভাউচার ও বিলের মধ্যে পার্থক্য দেখানো হয়েছে-
ভাউচার (Voucher) :
ভাউচার আয়, বিক্রয়, ব্যয় ও খরচ নগদান বইতে লিপিবদ্ধ করার জন্য ব্যবহৃত স্বাক্ষরিত প্রমাণপত্রকে ভাউচার বলে। ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠানে অর্থ ব্যয়ের সময় সংশ্লিষ্ট অর্থ গ্রহণকারী ও অর্থ প্রদানকারী এরূপ ভাউচার দিয়ে থাকে। ভাউচারে ব্যয়ের খাত, পরিমাণ ইত্যাদি উল্লেখ করা হয়। এছাড়াও কোন লেনদেনের সমর্থনে লিখিত প্রমাণপত্র। যেমন, রশিদ, চালান, চুক্তিপত্র, চিঠিপত্র, সভার কার্যবিবরণী ইত্যাদি ও ভাউচার হিসেবে ব্যবহার করা হয়। ভাউচার সাধারণত প্রতিষ্ঠান কর্তৃক ছাপানো হয়ে থাকে। অর্থ গ্রহণকারী প্রতিষ্ঠান ভাউচারের ঘরগুলো পূরণ করে সংশ্লিষ্ট অর্থ প্রদানকারীকে দেয়। সুতরাং ভাউচার হচ্ছে ব্যয়ের স্বপক্ষে প্রমাণপত্র বিশেষ।
আপনি একটি দোকানে একটি নতুন টিভি কিনেছেন। দোকানটি আপনাকে একটি ভাউচার দেয় যাতে টিভির দাম থাকে। আপনি ভাউচারটি ব্যবহার করে টিভির জন্য অর্থ প্রদান করেন।
বিল (Bill) :
ধারে পণ্য বিক্রয়ের ক্ষেত্রে মূল্য পরিশোধের জন্য চালানের সাথে বিক্রেতা যে লিখিত দলিল ক্রেতার নিকট উপস্থাপন করে তাকে বিল বলে। বিল হলো একটি দাবিপত্র যা কোনও বিক্রেতা তার গ্রাহককে একটি পণ্য বা সেবা সরবরাহের জন্য প্রদান করে। ক্রেতাকে পণ্য বা পরিষেবার জন্য দাবি জানাতে: বিলটি ক্রেতাকে পণ্য বা পরিষেবার জন্য দাবি জানাতে ব্যবহার করা যেতে পারে। এটি ক্রেতাকে জানতে দেয় যে তারা কী পরিমাণ অর্থ প্রদান করতে হবে। ক্রেতাকে পরিশোধের জন্য অনুরোধ করতে: বিলটি ক্রেতাকে পরিশোধের জন্য অনুরোধ করতে ব্যবহার করা যেতে পারে। এটি ক্রেতাকে জানায় যে তাদের লেনদেনের জন্য অর্থ প্রদান করার সময় এসেছে।
আপনি একটি টেলিভিশন সংযোগের জন্য একটি পরিষেবা প্রদানকারীকে অর্থ প্রদান করেন। প্রদানকারী আপনাকে একটি বিল পাঠায় যাতে পরিষেবার দাম থাকে। আপনি বিলটি পরিশোধ করে পরিষেবার জন্য অর্থ প্রদান করেন।
ভাউচার ও বিলের মধ্যে পার্থক্যঃ
১. ভাউচার আয়, বিক্রয়, ব্যয় ও খরচ নগদান বইতে লিপিবদ্ধ করার জন্য ব্যবহৃত স্বাক্ষরিত প্রমাণপত্রকে ভাউচার বলে। অন্যদিকে, ধারে পণ্য বিক্রয়ের ক্ষেত্রে মূল্য পরিশোধের জন্য চালানের সাথে বিক্রেতা যে লিখিত দলিল ক্রেতার নিকট উপস্থাপন করে তাকে বিল বলে।
২. ভাউচার একটি অভ্যন্তরীণ ডকুমেন্ট যা ব্যবসায়ের দ্বারা ব্যবহৃত হয়। অন্যদিকে, বিল একটি বাহ্যিক ডকুমেন্ট যা ব্যবসায়ের দ্বারা তার গ্রাহকদের কাছে প্রেরণ করা হয়।
৩. বিল হলো কোন সম্পাদিত কার্য এর অথবা মালামাল সরবরাহের অনুকুলে পাওনা অর্থের দাবি সমেত একটি দলিল। অন্যদিকে, ভাউচার হলো এক ধরনের লিখিত দলিল, যা পরিশোধকৃত টাকার প্রমাণ পত্র হিসেবে রেকর্ডভুক্ত থাকে।
৪. ভাউচার প্রধানত একটি পণ্য বা সেবা প্রাপ্তির পরিশোধের সুযোগ প্রদান করে, যেখানে বিল সাধারণত বিশেষ কোনো পণ্য বা সেবা প্রাপ্তির জন্য পরিশোধের সুযোগ প্রদান করে না, বরং এটি পূর্ববর্তীতে প্রাপ্ত সেবার বিপরীতে অর্থ বা বিলিং তথ্য দেয়।
৫. ভাউচার সাধারণত প্রভাব বা জটিলতা সাধারণত কম থাকে, কিন্তু বিল সাধারণত প্রভাব বা জটিলতা বেশি হতে পারে, যেটা উপভোগকারীদের জন্য পরিচিতি বা বোঝার কঠিনতা বা বাধাগুলি তৈরি করতে পারে।
৬. ভাউচারের উদাহরণ- ক্রয় ভাউচার, বিক্রয় ভাউচার, খরচের ভাউচার, প্রাপ্তির ভাউচার। অন্যদিকে, বিলের উদাহরণ- বিক্রয় বিল, ক্রয় বিল, ইলেকট্রিক বিল, গ্যাস বিল, টেলিফোন বিল।